Interview met Baukje Schuurmans over het inwerken van een Digitale Medewerker
Een nieuwe medewerker laat je niet op dag één volledig zelfstandig werken. Je maakt kennis, legt uit hoe de organisatie werkt, geeft toegang tot informatie, bespreekt verwachtingen en stuurt bij waar nodig.
Volgens Baukje Schuurmans, verantwoordelijk voor Customer Experience en onboarding bij AIMAZE, geldt precies hetzelfde voor een Digitale Medewerker.
“Veel mensen denken bij AI nog aan een tool die je aanzet. Maar een Digitale Medewerker is geen knopje. Het is een nieuwe digitale collega. En net als iedere collega moet die goed worden ingewerkt. Pas dan ontstaat de echte kracht.”
Sterker nog: met de juiste onboarding kan een Digitale Medewerker ervoor zorgen dat een organisatie als het ware superkrachten krijgt. Niet omdat mensen worden vervangen, maar omdat zij veel meer kunnen bereiken met dezelfde tijd, kennis en energie.
Baukje, waarom is onboarding zo belangrijk bij een Digitale Medewerker?
“Een Digitale Medewerker moet de organisatie leren kennen. Net als een gewone medewerker.
Als je iemand nieuw aanneemt, verwacht je ook niet dat diegene op de eerste dag precies weet wie de klanten zijn, welke tone of voice past, hoe processen lopen en wat belangrijk is in de communicatie. Dat moet je uitleggen, begeleiden en aanscherpen.
Bij een Digitale Medewerker werkt dat net zo. Hoe beter de onboarding, hoe beter de output. Je moet de digitale collega voeden met de juiste informatie, context en verwachtingen.”
Je zegt: met goede onboarding krijgt een organisatie superkrachten. Wat bedoel je daarmee?
“Een goed ingewerkte Digitale Medewerker vergroot de kracht van je organisatie.
Taken die eerder bleven liggen, worden ineens uitgevoerd. Marketing krijgt ritme. Content wordt sneller gemaakt. Klantvragen worden beter voorbereid. Processen worden consistenter. Medewerkers krijgen meer tijd voor werk waar menselijke aandacht echt belangrijk is.
Dat voelt als superkracht, omdat je met hetzelfde team ineens veel meer kunt doen. Niet door harder te werken, maar door slimmer samen te werken met je digitale collega.”
Wat gaat er mis als bedrijven denken: we zetten AI gewoon aan?
“Dan krijg je vaak algemene resultaten.
AI kan snel teksten maken of informatie verwerken, maar zonder goede context blijft het oppervlakkig. De Digitale Medewerker moet weten voor wie hij werkt, wat de organisatie bijzonder maakt, welke doelgroep belangrijk is en welke stijl past.
Anders krijg je content die misschien netjes geschreven is, maar niet voelt als jouw bedrijf. Of antwoorden die inhoudelijk kloppen, maar commercieel niet scherp genoeg zijn.
Daarom zeggen wij: een Digitale Medewerker moet je niet installeren, maar inwerken.”
Hoe vergelijkbaar is het traject met een gewone medewerker?
“Heel vergelijkbaar. Bij een nieuwe menselijke collega start je ook met kennismaken, uitleggen, oefenen, feedback geven en steeds zelfstandiger laten werken.
In het begin is er meer begeleiding nodig. Je controleert het werk. Je geeft voorbeelden. Je zegt wat goed is en wat beter kan. Na verloop van tijd begrijpt de medewerker steeds beter wat de bedoeling is.
Bij een Digitale Medewerker doen we dat ook. We starten met de basis, trainen op taken, beoordelen de eerste resultaten en bouwen daarna stap voor stap verder.”
Hoe ziet zo’n onboardingtraject eruit?
“Wij werken met een duidelijke opbouw. Je kunt het zien als een inwerktraject in vier fasen.
In de eerste fase leren we de organisatie kennen. Wat doet het bedrijf? Wie zijn de klanten? Wat zijn de producten of diensten? Wat is de tone of voice? Welke doelen zijn belangrijk? Welke informatie moet de Digitale Medewerker gebruiken?
Daarna richten we de eerste taken in. Bijvoorbeeld blogs schrijven, socialmediaberichten maken, klantvragen voorbereiden of informatie verwerken. We kijken dan niet alleen naar de taak zelf, maar ook naar de gewenste output.
Vervolgens gaan we testen en verbeteren. De Digitale Medewerker levert eerste resultaten op. De klant geeft feedback. Wij scherpen de instructies, context en werkwijze aan.
In de laatste fase wordt de Digitale Medewerker steeds zelfstandiger. Dan ontstaat er ritme. Taken kunnen terugkerend worden uitgevoerd en de organisatie krijgt steeds meer vertrouwen in de digitale collega.”
Wat gebeurt er in de eerste fase?
“De eerste fase draait om begrijpen.
We willen weten wat de organisatie uniek maakt. Wat is de visie? Welke klanten passen goed? Welke woorden gebruikt het bedrijf wel en niet? Welke diensten zijn belangrijk? Welke klantvragen komen vaak terug? Waar liggen commerciële kansen?
Dit is eigenlijk hetzelfde als een nieuwe medewerker meenemen in je bedrijf. Je vertelt niet alleen wat iemand moet doen, maar ook waarom het belangrijk is.
Voor een Digitale Marketing Medewerker betekent dit bijvoorbeeld dat we goed kijken naar de doelgroep, de marketingdoelen, de website, de diensten, de gewenste uitstraling en de manier waarop het bedrijf zichtbaar wil zijn.”
Waarom is tone of voice zo belangrijk?
“Omdat klanten direct voelen of communicatie klopt.
Een tekst kan grammaticaal goed zijn, maar toch niet passen bij een organisatie. Misschien is hij te formeel, te commercieel, te afstandelijk of juist te populair.
De Digitale Medewerker moet leren hoe het bedrijf praat. Professioneel, persoonlijk, enthousiast, adviserend, zakelijk of juist laagdrempelig. Dat verschilt per organisatie.
Als de tone of voice klopt, voelt de output veel meer als eigen communicatie. Dat is belangrijk voor vertrouwen en herkenbaarheid.”
Welke rol speelt de klant tijdens de onboarding?
“Een hele belangrijke rol. De klant kent zijn organisatie het beste.
Wij begeleiden het proces, stellen de juiste vragen en richten de Digitale Medewerker in. Maar de klant levert de inhoudelijke kennis, voorbeelden, voorkeuren en feedback.
Dat is net als bij een nieuwe medewerker. Die kun je niet goed inwerken zonder tijd, uitleg en terugkoppeling vanuit de organisatie.
Hoe actiever de klant in het begin meedoet, hoe sneller de Digitale Medewerker goed gaat functioneren.”
Wat voor informatie heeft een Digitale Medewerker nodig?
“Dat hangt af van de rol. Een Digitale Marketing Medewerker heeft andere informatie nodig dan een Digitale HR Medewerker of een Digitale Sales Assistent.
Maar meestal gaat het om informatie zoals:
de producten en diensten;
de doelgroep;
de belangrijkste klantvragen;
de tone of voice;
de merkwaarden;
de commerciële doelen;
de website-informatie;
voorbeelden van eerdere communicatie;
veelgestelde vragen;
gewenste en ongewenste formuleringen.
Die informatie vormt de basis waarop de Digitale Medewerker zijn werk gaat doen.”
Wanneer merkt een klant dat de Digitale Medewerker beter wordt?
“Vaak al na de eerste feedbackrondes.
In het begin zie je soms dat de output nog te algemeen is. Dan mist er nuance, scherpte of herkenbaarheid. Maar zodra we feedback verwerken, wordt het resultaat snel beter.
De Digitale Medewerker leert als het ware steeds beter wat de organisatie bedoelt. Niet doordat hij menselijk leert zoals wij dat doen, maar doordat de context, instructies en werkwijze steeds beter worden ingericht.
Dat maakt het verschil tussen een losse AI-output en een echt bruikbare digitale collega.”
Kun je een voorbeeld geven?
“Stel dat een Digitale Marketing Medewerker een blog schrijft.
De eerste versie kan inhoudelijk goed zijn, maar misschien nog niet genoeg aansluiten bij de commerciële propositie. Dan geven we feedback: de doelgroep moet duidelijker, het probleem moet scherper, de call-to-action moet concreter en de tone of voice moet persoonlijker.
Daarna passen we de instructies en context aan. De volgende blog sluit dan veel beter aan. Na een paar rondes ontstaat er een herkenbare stijl en werkwijze.
Dat is precies wat bij een gewone medewerker ook gebeurt. Die leert ook door voorbeelden, feedback en herhaling.”
Waarom is geduld in het begin belangrijk?
“Omdat goed inwerken tijd en aandacht vraagt.
Soms verwachten mensen dat een Digitale Medewerker vanaf dag één perfecte resultaten levert. Maar zo werkt het bij menselijke medewerkers ook niet. Je moet eerst investeren in uitleg, afstemming en feedback.
Die investering betaalt zich daarna terug. Want als de basis goed staat, kan de Digitale Medewerker veel sneller en consistenter taken uitvoeren.
Een goede onboarding voorkomt teleurstelling later.”
Wordt een Digitale Medewerker uiteindelijk zelfstandig?
“Ja, maar stap voor stap.
In het begin werken we meestal met duidelijke controle. De Digitale Medewerker bereidt iets voor, de klant beoordeelt het en geeft feedback. Daarna kunnen taken steeds zelfstandiger worden uitgevoerd.
Bijvoorbeeld: eerst schrijft de Digitale Marketing Medewerker een blogconcept. Later kan hij ook socialmediaberichten maken, metadata voorbereiden, nieuwsbrieven ondersteunen of content klaarzetten voor publicatie.
Maar zelfstandigheid betekent niet dat er geen controle meer is. Het betekent dat de Digitale Medewerker steeds beter weet wat de bedoeling is en steeds minder correcties nodig heeft.”
Wat levert dat uiteindelijk op voor de organisatie?
“Meer slagkracht.
Een goed ingewerkte Digitale Medewerker zorgt ervoor dat organisaties sneller kunnen schakelen. Marketing blijft niet liggen. Ideeën worden sneller uitgewerkt. Content verschijnt consequenter. Klanten krijgen betere communicatie. Medewerkers worden ontlast.
Daardoor ontstaat er ruimte. Ruimte voor groei, creativiteit, klantcontact en strategie.
Dat bedoel ik met superkrachten. Niet dat AI alles magisch oplost, maar dat mensen ineens meer kunnen bereiken omdat hun digitale collega continu ondersteunt.”
Wat maakt jullie onboardingaanpak bijzonder?
“Wij kijken niet alleen naar technologie, maar vooral naar adoptie.
Een Digitale Medewerker moet echt onderdeel worden van de organisatie. Mensen moeten begrijpen wat hij kan, hoe ze ermee werken en welke verwachtingen realistisch zijn.
Daarom besteden we veel aandacht aan begeleiding, uitleg en praktische toepasbaarheid. We willen dat klanten niet alleen een Digitale Medewerker hebben, maar er ook daadwerkelijk mee gaan werken.”
Waarom is onboarding ook belangrijk voor vertrouwen?
“Vertrouwen ontstaat door goede ervaringen.
Als de eerste resultaten niet aansluiten, kan iemand denken: dit werkt niet. Terwijl het probleem vaak niet de technologie is, maar de inrichting. De Digitale Medewerker heeft dan nog niet genoeg context of begeleiding gehad.
Door zorgvuldig te onboarden, bouwen we vertrouwen op. De klant ziet dat feedback wordt verwerkt. De resultaten worden beter. De werkwijze wordt duidelijker. En de Digitale Medewerker gaat steeds meer voelen als een echte ondersteuning.”
Wat is de grootste misvatting over Digitale Medewerkers?
“Dat ze direct alles kunnen.
Een Digitale Medewerker kan veel, maar moet wel goed worden ingericht. Je moet taken afbakenen, informatie aanleveren, feedback geven en samen leren wat werkt.
Een gewone medewerker krijgt ook een functieomschrijving, toegang tot systemen, uitleg over processen en begeleiding van collega’s. Dat heeft een Digitale Medewerker ook nodig.
Het verschil is dat een Digitale Medewerker daarna heel snel, consistent en schaalbaar kan werken.”
Wanneer is een onboardingtraject geslaagd?
“Als de klant merkt dat de Digitale Medewerker echt werk uit handen neemt.
Niet omdat er een keer een leuk resultaat uitkomt, maar omdat er structureel waarde ontstaat. Taken worden sneller uitgevoerd. Communicatie wordt consistenter. Marketing blijft niet meer liggen. Medewerkers krijgen meer ruimte. En de organisatie krijgt meer grip op processen.
Dan is de Digitale Medewerker geen experiment meer, maar een onderdeel van het team.”
Wat zou je organisaties willen meegeven die starten met een Digitale Medewerker?
“Zie het als het aannemen van een nieuwe collega.
Neem de onboarding serieus. Geef goede informatie. Investeer in feedback. Begin met duidelijke taken. Verwacht niet meteen perfectie, maar bouw stap voor stap aan kwaliteit.
Als je dat goed doet, ontstaat er iets heel krachtigs: een digitale collega die steeds beter past bij jouw organisatie en helpt om structureel meer gedaan te krijgen.”
Conclusie
De onboarding van een Digitale Medewerker is geen technische formaliteit. Het is een essentieel inwerktraject.
Net als bij een menselijke medewerker draait het om kennismaken, uitleggen, oefenen, feedback geven en verantwoordelijkheid opbouwen. Hoe beter deze start verloopt, hoe groter de waarde die de Digitale Medewerker uiteindelijk levert.
Met de juiste onboarding wordt een Digitale Medewerker geen losse tool, maar een nieuwe collega die de organisatie versterkt. Iemand die helpt om sneller te werken, consistenter zichtbaar te zijn en meer gedaan te krijgen.
Zoals Baukje Schuurmans het samenvat:
“Een Digitale Medewerker wordt pas echt succesvol als je hem behandelt als een nieuwe collega. Niet als een tool die je aanzet, maar als iemand die je zorgvuldig inwerkt. Dan krijgt je organisatie er echt superkrachten bij.”
